Introducción a Microsoft AccessApuntes de Angel Pérez de su libro Office 2010 todo practica - RC Libros El concepto de base de datos suele crear aversión en la mayoría de las personas, ya que cuando se menciona, los usuarios temen lo peor: ¡voy a entrar en un mundo que desconozco y que tiene una terminología que no hay forma de entender! Pero esto es normal cuando se empieza con una materia que no se ha manejado nunca. Con la ayuda de este manual aprenderás más de 50 términos nuevos que acabaras dominando con total naturalidad y por fin terminarás con ese miedo para siempre.Yo realmente no llego a entender porque las bases de datos suelen intimidar a la mayoría de las personas, quizás sea por tantos años de trabajo con esta maravillosa herramienta, pero recuerdo que incluso al principio, cuando apareció la primera edición, nada más verla me di cuenta de la cantidad de ventajas que ofrecía y no pude evitar quedar hechizado con sus posibilidades. He podido observar que hasta los usuarios más avanzados, incluso a nivel de expertos, que manejan con soltura Word y Excel, piensan que les es muy difícil manejar de igual forma Access. Sin embargo, nada más lejos de la realidad, si somos capaces de utilizar Word o Excel, Access no debería ocasionarnos ningún tipo de problema, al contrario, veremos cómo, al final, somos capaces de utilizar esta magnífica herramienta para almacenar y organizar los datos de nuestros clientes, de nuestros amigos, o de nuestra empresa de una manera sencilla, brindándonos unas posibilidades inalcanzables por otros programas. En este articulo vamos a dar el primer paso para conocer un poco más de Access¿Qué es una base de datos?Una base de datos es un conjunto de datos que tienen alguna relación entre sí, los cuales se encuentran almacenados en un sistema informático y pueden ser utilizados para consultar la información que contienen.De esta forma, podemos considerar como una base de datos, el listín telefónico que tenemos en la mesita del teléfono, las recetas de cocina que nuestra abuela tiene guardadas como oro en paño, las fotos que guardamos en nuestro álbum familiar o el conjunto de libros, discos, CD's y otros medios que tenemos en nuestra estantería.Esto nos hace pensar que ya tenemos bases de datos en nuestro hogar o nuestro trabajo, lo que ocurre es que posiblemente no las tengamos bien organizadas y clasificadas para encontrar rápidamente lo que buscamos en un momento determinado. Este es el trabajo que Access realiza por nosotros, por un lado nos ayuda a guardar la información bien clasificada y posteriormente nos ayuda a localizarla rápidamente con pocos clics de ratón o incluso a mostrarla con diseños personalizados en informes.Las bases de datos se utilizan a todos los niveles, hoy en día sería imposible trabajar con eficacia si no dispusiéramos de estas herramientas. Imagina por un momento cuando tardaba antes un funcionario de hacienda cuando tenía que buscar un expediente entre cientos de miles. La forma rudimentaria de trabajar era primero localizar los datos en una lista mecanografiada a mano y ordenada alfabéticamente, después de localizado el número de expediente el funcionario se desplazaba a un archivo enorme, donde paseando buscaba la información para llevarla posteriormente a su mesa y allí analizarla. Ahora, desde Windows, el mismo funcionario abre Access u otra base de datos, se sitúa en un campo de texto de un formulario, y teclea el código de identificación y en unos segundos, aparece en pantalla toda la información relacionada con el expediente. Creo que en algo hemos ganado, ¿No te parece? Y si ahora quitáramos estas herramientas a la humanidad mi opinión es que sucumbiríamos a un caos de falta de información cuyo alcance sería muy difícil de determinar.Estructura de las bases de datos AccessA continuación se detalla cómo está estructurada una base de datos Access:· Base de datos: Es un almacén de datos donde la información se registra de forma sistemática para después ser consultada fácilmente. Una base de datos suele contener múltiples tablas.· Tabla: Es una colección de registros de datos organizados en categorías bien definidas, o campos. Las Tablas están formadas por diferentes campos y contienen múltiples registros.· Registro: Es cada uno de los datos contenidos en una tabla. Cada registro está formado por múltiples campos. Los registros son el equivalente a las filas utilizadas en Excel.· Campo: Es cada una de las categoría de información de una tabla. Los campos son el equivalente a las columnas utilizadas en Excel. Tablas, consultas, formularios y otros objetosUno de los principales obstáculos que impide que los usuarios cojan confianza con las bases de datos, es que no pueden ir directamente a los documentos, como ocurre en Word o Excel. Access es una aplicación contenedora, y cuando abrimos un archivo de Access no abrimos un documento directamente sino que abrimos un archivo que contiene diferentes objetos (tablas, consultas, formularios, informes, macros, etc.). Por eso lo primero que tenemos que saber es como se almacenan los datos en una base de datos y como pueden mostrarse en la pantalla o enviarse a la impresora. Las Tablas sirven para almacenar la informaciónLa información de las bases de datos se almacena en tablas. En una tabla se incluye un campo para cada categoría de información que se desea registrar. Los campos son el equivalente a las columnas en una tabla. El primer paso para crear una tabla es dar nombres a los campos y decidir qué tipo de información queremos almacenar en cada campo. Los Formularios se utilizan para Introducir datosDespués de crear los campos en la tabla, podemos empezar a Introducir registros. Un registro describe todos los datos relativos a una persona o cosa. Cada registro comprende la identificación del dato que deseamos controlar. Los registros son la información esencial de la base de datos. La información se almacena en los registros. Aunque se pueden Introducir registros directamente en una tabla, existen otras formas para hacer más fácil la tarea del usuario y es mediante el uso de formularios. Un formulario es una pantalla o interfaz, donde se crean una serie de objetos como cuadros de texto, listas despegables, o cuadros combinados que nos ayudan a registrar datos de forma más rápida y eficiente. La figura 1-3 muestra la forma para Introducir un registro en la tabla que se muestra en la figura 1-2 pero desde un formulario. Observa que el formulario tiene un lugar para Introducir datos en cada campo de la tabla: Id, Compañía y así sucesivamente. En un formulario, se puede ver claramente qué tipo de información debemos Introducir en cada campo. Las Consultas para obtener y mostrar los datosUna consulta no deja de ser una pregunta que realizamos a una base de datos. La potencia de búsqueda y clasificación que nos ofrecen las consultas de Access es impresionante. En una base de datos de direcciones, podríamos utilizar una consulta para buscar a todas las personas que tienen en común un código postal o provincia. En una base de datos de Ventas, podíamos obtener la información sobre los clientes que nos compraron más de 3.000 unidades monetarias (u.m.) el último año. Y así podemos obtener tanta información como el límite que nos permita nuestra creatividad o imaginación.Las consultas pueden llegar a complicarse tanto como deseemos mejorar en su diseño y en la medida en que queremos obtener más información. Por ejemplo, para segmentar clientes, podríamos buscar todos los clientes de un código postal que nos compraron más de 3.000 u.m. durante el último año. Observa que la consulta se ha vuelto mas compleja, ahora ya no solo hay que mostrar los registros que cumplen el criterio de un código postal, sino que además hay que buscar por importes para añadir el criterio de Compras de mas de 3.000 u.m., y por fechas, ya que también hay que considerar el criterio del último año. La pregunta que haríamos a la base de datos es, "¿Cuántos Clientes de una ciudad nos han comprado mas de 3.000 u.m. durante 2.013?".Después de crear una consulta, podemos guardarla y volverla a ejecutar siempre que lo consideremos oportuno, esto es una gran ventaja, ya que hacemos el trabajo de una vez para siempre. Además siempre se pueden utilizar las consultas ya creadas como base o muestra para la construcción de nuevas consultas. La información registrada en las tablas de la base de datos normalmente varía con el tiempo. Los clientes cambian sus direcciones, la cifra de ventas varía ya que cada periodo vendemos nuevos y diferentes cantidades de productos, etc., Pero esto no debe importarnos, ya que siempre podremos obtener la información actualizada mediante la ejecución de consultas bien diseñadas.Los Informes para presentar los datosLos Informes pueden crearse directamente con tablas o con los resultados de las consultas. Los Informes generalmente son utilizados por usuarios que tienen algún interés en ver la información, por lo tanto estos objetos deben permitir su impresión y distribución, para que la información obtenida pueda ser estudiada y analizada. Access permite la edición de informes con acabados verdaderamente atractivos y profesionales y lo más extraordinario es que realiza el trabajo de forma automática por nosotros. Además nos permit
