A la hora de realizar un evento, es muy importante elaborar un plan de seguridad completo para proteger la integridad física de todos los participantes del evento, organizadores, invitados, ponentes, audiencia, así como del espacio, las instalaciones o el escenario. Se trata de un tarea a realizar en una fase previa donde se deben valorar todos los aspectos que pudieran amenazar el desarrollo del evento. Y de esta forma, elaborar un plan efectivo que cumpla estos apartados. Es importante valorar e identificar los posibles riesgos existentes para así tomar las precauciones adecuadas. Hay que estudiar el espacio escogido para el desarrollo del evento, los accesos, la iluminación, la proximidad a barrios difíciles... Además hay que analizar las instalaciones y comprobar si tienen un equipamiento de protección adecuado, sistema de alarmas, personal de seguridad, controles de evacuación... Hay que hacer un inventario de todos los equipos y materiales utilizados Es necesario contratar un seguro que cubra todos los aspectos mencionados y a un equipo médico y de seguridad si el lugar del evento no lo tuviera Hay que analizar también el catering contratado y la calidad de los productos para evitar intoxicaciones o alergias. Con todo ello, es clave elaborar un plan de acción donde se explique cómo actuar y quiénes deben hacerlo y que incluya además toda la información necesaria para actuar con efectividad, evitando cualquier posible riesgo, para así favorecer el buen desarrollo de un evento. También hay que fomentar un sistema de comunicación eficaz que favorezca el mantenimiento del plan de seguridad en todo momento. Todo el personal involucrado debe estar informado.
