Eg Consulting Group Blog Tableros de control: control de la ejecución del presupuesto votado por el parlamento.

Introducción¿Que es un tablero de control?Básicamente es una herramienta gráfica que nos permite monitorear variables relevantes de un sistema, permitiendo detectar rápidamente y con facilidad, desvíos en los valores y por ende, en las realidades que estos representan.Mucho se habla en la actualidad de los tableros de control lo que en alguna medida ha hecho que exista cierto grado de misticismo: los tableros de control existen desde hace muchos años. Veamos un ejemplo sencillo: la caldera de vapor.¿Cuáles son los aspectos relevantes para controlar el funcionamiento de una caldera de vapor?1. nivel de combustible: debemos tener algún indicador que nos diga cuál es el nivel de combustible que tenemos para hacer funcionar la caldera, evitando que se detenga por su falta.2. nivel de agua: debemos saber cuánta agua tiene en el depósito la caldera para evitar que deje de funcionar por falta de ésta o peor, que se descomponga y deje de funcionar.3. presión en la caldera: debemos controlar la presión para evitar que la caldera se rompa o -por ejemplo- explote provocando daños irreparables.A estos indicadores se pueden asociar diferentes valores o niveles, cuya interpretación nos permitirá tomar decisiones: comprar combustible, abrir la canilla para dejar entrar agua o bajar la temperatura para disminuir la presión de la caldera. (1)Estos indicadores pueden tener algo tan básico como dos valores o rangos de estos: uno para indicar que todo está bien y otro (o el resto) para indicar que hay algún problema, o distintas franjas que nos permitirán adelantarnos a los problemas que el alejamiento del valor de una variable nos puede ocasionar.En este ejemplo, el tablero de control estaba compuesto a los comienzos por una serie de relojes o indicadores mecánicos, que evolucionó seguramente a indicadores digitales asociados a automatismos que -seguramente- apaguen la caldera cuando la presión aumente o baje peligrosamente el nivel de agua y que seguramente ahora sea parte de un software que controla no solo la caldera sino seguramente toda la fábrica en la que ésta funciona.Entonces, ¿qué es un tablero de control de ejecución presupuestal?Es un programa o conjunto de estos, que mediante una representación gráfica acordada con los usuarios (por ejemplo: legisladores) , permite visualizar el estado de las cuentas del estado, respecto de lo previsto inicialmente en el presupuesto.La siguiente pregunta que parece obligatoria es ahora ¿cómo construyo el tablero?Existen muchos programas en el mercado que nos permiten construir nuestros tableros de control de forma "rápida" y "sencilla" ... pero ¿porque entre comillas? porque la elaboración va a ser tan rápida y tan sencilla como claras sean las definiciones de las necesidades y los fines que se persiguen con el tablero.¿Cómo construimos entonces un tablero de control para la ejecución del presupuesto?Lo primero es definir las entidades que se desea monitorear. Si -por ejemplo- tomamos la Administración Central de la República de Guatemala, tendremos la Presidencia de la República, los ministerios, las Secretarías y otras dependencias del Estado, los Servicios de Deuda Pública, la Procuraduría General de la Nación, entre otras.Dentro de cada una de estas entidades, debemos identificar las reparticiones propiamente dichas. Por ejemplo, en el Ministerio de Cultura y Deporte: Dirección General del Deporte y la Recreación, de las Artes, del Desarrollo y Fortalecimiento, de las Culturas, etc.Luego y para cada una de estas reparticiones debemos definir las variables que se desean monitorear y aquí es especialmente importante utilizar una metodología "top-down" ayudándonos de alguna herramienta gráfica: dado el monto presupuestado, saber cuánto se ha gastado, cuanto se ha comprometido, cuanto se ha ejecutado, cuanto está disponible, que porcentaje de la meta para la que estaba destinado el dinero se alcanzó, etc.Nótese que aquí hablamos de variables y no de indicadores. ¿Donde está la diferencia?Una variable representa un valor de un concepto pero que no nos explica nada respecto de la situación que representa, mientras que el indicador es la variable asociada a un esquema conceptual en el que cada valor o rango de estos, seguramente representará: llamados de atención, indicaciones de incumplimiento de las metas, situación normal o riesgosa, etc.; y en ese contexto, es capaz de brindarnos información muy valiosa sobre la situación o entidad que nos preocupa, y posibles medidas inmediatas a tomar.¿Cómo elaboramos el modelo conceptual?Para cada una de las variables hay que definir esos valores mínimos, máximos, etc, valores que identificarán aspectos relevantes y que dependerán del criterio de los usuarios y de las características del "negocio".Por ejemplo: cuando hablábamos de combustible en el ejemplo de la caldera, sabíamos que un reloj nos indicaba la cantidad de combustible que nos quedaba; este es el caso típico de una variable. Si yo tengo en cuenta que el proveedor de combustible demora 2 días en traerme el combustible necesario para llenar el tanque, entonces debo calcular cuánto combustible necesito -por ejemplo- para cubrir 3 días de trabajo para garantizar con holgura, que mi caldera no se va a detener y "hacer una marca" en el reloj para que el operario se de cuenta cuando debe pedir combustible.El ejemplo anterior nos da una idea de cómo estructurar indicadores en un "negocio" bastante sencillo; la ejecución presupuestal dista mucho de esta simplicidad pero si aplicamos una metodología "top-down", definiendo primero las entidades, luego las áreas relevantes dentro de cada una, los proyectos de inversión y los gastos de cada área, identificando luego las variables y los valores asociados que nos permiten afirmar que son indicadores, podemos armar un tablero de control que el legislador podrá utilizar para ejercer las potestades de control de la ejecución presupuestal que la constitución y las leyes le confieren.Veamos un ejemplo concreto: (2)En el Ministerio de Cultura y Desarrollo de Guatemala, se han asignado ciertos montos para la ejecución de cada uno de los programas que esa Unidad Ejecutora está llevando adelante; a saber:PROGRAMAMONTO (3)Actividades CentralesQ 26,841,648.00Formación, fomento y difusión del arte y la culturaQ 66,368,509.00Protección, restauración y preservación del patrimonio cultural y naturalQ 101,717,109.00Fomento al deporte no federado y la recreaciónQ 204,997,928.00Gestión del Desarrollo culturalQ 13,901,319.00Partidas no asignables a programasQ 12,178,000.00Asociados a estos montos vigentes, existen variables que identifican como se está administrando el dinero y cuál es su situación actual:- Pre-compromiso- Comprometido- Devengado- Pagado- Saldo por comprometer- Saldo por devengar- Saldo por pagarSi bien estas variables enumeradas, contemplan los aspectos más importantes de la administración presupuestal, por sí solos o tomados en forma aislada, no aportan información adecuada para la toma de decisiones o evaluación rápida; no nos permiten establecer fácilmente si es necesario o no tomar medidas correctivas. Cuando las empezamos a vincular entre ellas y a las necesidades o abstracciones del "negocio", podemos dejar de hablar de variables para hablar de indicadores. Tal es el caso del "Porcentaje ejecutado" (4) que asociado a valores de -por ejemplo-:- por encima de 95%, generan una "luz verde", indicando que no es necesario revisión alguna;- entre 85% y 95%, generan una "luz amarilla" indicando que es recomendable realizar una revisión en lo actuado; o- menos de 85%, generan una "luz roja", indicando que es obligatorio revisar la ejecución de los programasAnálogamente, podemos establecer vínculos entre lo que se ha devengado y lo que se ha pagado o entre lo que se ha comprometido y lo que se ha devengado, etc.No solo a los aspectos económicos se deben vincular los montos, también a los objetivos específicos de forma de tener claro no solamente si se gastó el importe comprometido, sino saber además que se gastó y si se alcanzaron -o no- las metas cuantificadas en el programa. Al país no le sirve que se haya gastado el 100% de lo proyectado para un programa, habiendo alcanzado -solamente- el 50% de las metas establecidas; esto debería ser un claro llamado de atención en nuestro tablero. Hay que destacar que el objetivo del tablero de control es -precisamente- evitar que se llegue a devengar un 100% alcanzando un 50% de las metas; el tablero de control debe dar un alerta cuando no existe una relación entre lo que se está gastando y lo que se está haciendo y quién diseñó el tablero de control, debe establecer cuál es la relación adecuada.¿Cómo implementamos el modelo conceptual del tablero de control?El primer paso es -luego de definidos los indicadores- es definir las fuentes de la información de cada variable así como sus mecanismos de cálculo, periodicidad en la actualización, fuentes, restricciones o seguridad y todos aquellos aspectos que permitan obtener los valores de las variables y manejarlos adecuadamente. Es especialmente importante prestar atención a los vínculos entre los indicadores; por ejemplo: porcentaje gastado de un programa y porcentaje de alcance de las metas del programa, cada uno de estos indicador